Bei der dynamischen Entwicklung von Technologien sollte ein Start-up seine IT-Infrastruktur nicht vernachlässigen. Wird nämlich zu lang mit dem falschen Set-up gearbeitet, kann sich die IT-Infrastruktur als „Bremse“ entpuppen. Beim Aufbau der IT-Umgebung gilt es einiges zu beachten: Sie muss flexibel mitwachsen und auf geänderte Anforderungen reagieren können. Wie dies auch Non-Tech-Start-ups gelingt, lesen Sie hier.

Wenn Start-Ups groß werden – Wie wächst die IT-Infrastruktur mit?
Start-Up © .shock/ AdobeStock

Die IT: Eines von vielen Puzzleteilen

Wer heute ein Start-up gründet, braucht: eine zündende Idee, motiviertes Personal, Budget – und eine IT-Infrastruktur, die zuverlässig, sicher und skalierbar ist. Eine IT-Landschaft neu aufzubauen ist eine einmalige Chance, von Beginn an die Weichen richtig zu stellen. Gründer*Innen und CIOs sollten weder strategisch wichtige Entscheidungen übers Knie brechen noch sich vorschnell festlegen. Eine flexible IT-Umgebung passt sich an Ihr Start-up an, während es wächst und erfolgreicher wird. Gerade für Non-Tech-Unternehmen keine leichte Aufgabe.

Doch zu Beginn neigen viele Start-ups dazu, Insellösungen zu implementieren. Einzelne Lösungen scheinen für den Anfang am einfachsten zu sein, rächen sich aber mittel- und langfristig durch zusätzlichen Arbeitsaufwand und unnötige Kosten.

Weit mehr als Technik: Was umfasst die IT-Infrastruktur überhaupt?

Zur IT-Infrastruktur gehören alle Komponenten, die digitales Arbeiten erfordert. Dafür müssen zunächst die technischen Voraussetzungen im Bereich Hardware erfüllt sein. Dies beginnt eventuell schon beim Auswählen des richtigen Standorts für das interne Rechenzentrum und reicht bis hin zu Dockingstationen.

Eine weitere Säule ist die Software. Darunter fallen neben den Betriebssystemen alle Standardanwendungen sowie spezifischen Programme, ohne die das Geschäft nicht läuft. Die Lösungen lassen sich unterschiedlichen Aufgabenbereichen wie Kommunikation, Datenverarbeitung oder Projektmanagement zuordnen.

Auch Organisation und Personal sind eine zentrale Komponente der IT-Infrastruktur – vor allem vor dem Hintergrund, dass oft der gesamte Geschäftsbetrieb von einem verfügbaren System abhängt. Neben Hard- und Software sind also auch alle Fachkräfte der IT-Abteilung bei der Planung zu berücksichtigen. Von Techniker*Innen und Admins über Programmierer*Innern und Data Analysts bis hin zu Datenschutzbeauftragten. Apropos Datenschutz: Auch die gültigen Normen und Richtlinien gehören zu einer sicheren IT-Umgebung. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Sie für den Datenschutz und die Datensicherheit umsetzen müssen, bestimmen gesetzliche Vorgaben und Richtlinien wie Branchenregularien, DSGVO oder Hinweise des BSI.

Diese IT-Systeme braucht jedes Start-up

Der optimale Aufbau der IT-Infrastruktur ist von Faktoren wie der Unternehmensgröße, dem geplanten Wachstum und Ihren Performance-Ansprüchen abhängig. Zum Beispiel diktiert die Zahl der Mitarbeitenden die benötigte Anzahl an Lizenzen, während die Geschäftsprozesse die benötigte Leistungsfähigkeit von Server und Netzwerk vorgeben. Gleichzeitig bestimmt die Infrastruktur, wie aufwändig Wartung und Betrieb sein werden. Wie die IT-Umgebung in der Realität aussieht, wird oft von Budget, Know-how und Zeitdruck bestimmt.

Widerstehen Sie der Versuchung, zu Beginn möglichst schnell Tools nach dem konkreten Nutzen auszuwählen. Fragen Sie sich stattdessen: Was braucht Ihr Team, um langfristig vernünftig arbeiten zu können? Welche Tools wachsen mit Ihrem Start-up und skalieren flexibel? Wie lassen sich Daten möglichst sicher und nutzbringend verarbeiten? Wie könnten Back-ups und Migrationen aussehen?

An diesen Systemen kommen Sie mittelfristig in der Regel nicht vorbei:

Location & Hardware

  • Computing-Technik wie Laptops, Mobiltelefone, ggf. auch Server, Storage-Systeme und Desktop-Computer
  • Peripherie wie Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker, Kameras
  • Netzwerktechnik wie Kabel, Router, Firewalls

Software und Strategien

  • Kommunikation: E-Mail, Kalender, Videokonferenzen, Messaging
  • Kollaboration: Plattform zum zeitgleichen und ortsunabhängigen Bearbeiten aller Dokumente und Daten mit Kolleg*Innen und Externen
  • Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning, ERP): Software zum Steuern von Finanzen, Vertrieb, Personalwesen inkl. DATEV-Schnittstelle
  • Kundenmanagement (Customer Relationship Management, CRM)
  • Projektmanagement: zentrales Speichern und schnelles Finden von Infos, Daten und Dokumenten, Zuweisen von Aufgaben
  • Datenverarbeitung: skalierbare Anwendungen zur Analyse von Daten
  • Branchen- und geschäftsspezifische Software
  • Datenschutzmaßnahmen
  • Back-up-Planung
  • Tool-Stack zur Abwehr von Cyber-Angriffen über die gesamte IT-Infrastruktur hinweg
  • Mitarbeiterschulungen zur Sensibilisierung gegenüber Bedrohungen

Braucht ein Start-up eine eigene IT-Abteilung?

Zwischen Recruiting, Kundenakquise, Prozessfindung und dem eigentlichen Betrieb sollte die IT keine zusätzliche Herausforderung darstellen. Es braucht mindestens eine interne Fachkraft. Zu deren Aufgaben gehören etwa die Administration von Tools, die Wartung der Systeme und das Bestellen und Einrichten von Hardware. Abhängig von der Größe des Start-ups und den Kenntnissen der vorhandenen Mitarbeiter*Innen müssen Sie sich vielleicht von Anfang an breiter aufstellen. Darüber hinaus müssen Start-ups einen Datenschutzbeauftragten intern berufen oder extern beauftragen.

Start-ups aus dem IT-Bereich können die Aufgaben der IT-Abteilung anfangs intern verteilen – vorausgesetzt, die Ressourcen dafür sind vorhanden.

Cloud oder On-Prem: Was ist besser?

Bei der On-Prem-Variante bauen Start-ups ihre Infrastruktur komplett selbst auf, bei der Cloud-Variante stellen externe Unternehmen diese bereit. Womit sind Start-ups besser aufgestellt? Wir schicken die beiden Modelle ins Rennen:

 

 On-PremisesCloud
KostenDie eigenständige Anschaffung und Wartung der IT-Infrastruktur ist mit teils hohen Kosten verbunden. Start-ups binden damit wertvolles Kapital für ein System, das ihnen nach kurzer Zeit womöglich nicht mehr dient – und verschenken damit Flexibilität und Budget.

Nicht zu vergessen: On-Premises-Infrastrukturen sind Stromfresser, was die Betriebskosten nach oben treibt.
Anschaffungs- bzw. Vorkosten entfallen, da der Cloud-Anbieter die technischen IT-Systeme (wie Server) bereitstellt.

Stattdessen können Start-ups die gebuchten Leistungen monatlich zahlen. Das macht sie zu einer absetzbaren Betriebsausgabe (OpEx) und erlaubt eine flexible Kostenkontrolle. Lizenz-, Wartungs- und Supportkosten sind meist inbegriffen.
AufwandDas Auswählen, Einkaufen, nahtlose Implementieren, Betreiben und Warten der Infrastruktur sind mit hohem Aufwand verbunden. Dafür benötigen Start-ups früh geschultes Personal – oder sie arbeiten mit einem Managed-Service-Provider zusammen.Das Personal des Cloud-Anbieters kümmert sich um die Kompatibilität und Wartung der Hardware – inklusive technischer Updates für veraltete Komponenten, Ausfallschutz und ggf. sogar Software-Updates.
SicherheitStart-ups sind allein verantwortlich für die Sicherheit ihrer Daten. Auch kleine Unternehmen finden sich immer öfter im Visier von Cyberkriminellen wieder und brauchen von Anfang an ein solides, netzwerk- und endpunktübergreifendes IT-Sicherheitskonzept.

Dazu gehört auch ein Back-up-System zur Datenwiederherstellung.
Start-up und Cloud Provider teilen sich die Verantwortung. In der Regel wenden professionelle Datenzentren Sicherheitsmaßnahmen an, die selbst für eingesessene Unternehmen oft unerschwinglich sind.

Start-ups sind für ihr IT-Sicherheitskonzept und ein gutes Cloud Management verantwortlich. Tipps zu mehr Cloud Security finden Sie hier.
FlexibilitätTraditionelle Rechenzentren oder längerfristige Hosting-Verträge können Start-ups in der dynamischen Anfangsphase lähmen: Vom Planen bis zum Deployment der On-Prem-Lösung kann viel Zeit ins Land streichen. Jede Anwendung muss vor Ort auf einem physischen Server und auf jedem PC oder Laptop installiert werden.Mit der Cloud sind Start-ups maximal flexibel in der Experimentierphase: Cloud-basierte Software wird über das Internet in wenigen Stunden/Tagen bereitgestellt. Zudem lassen sich Speicherplatz, Rechenleistung und andere Ressourcen in der Cloud dem benötigten Leistungsumfang flexibel anpassen und kosteneffizient skalieren.
ZugangSelbst aufgesetzte Infrastruktur ist für den Vor-Ort-Einsatz sofort verfügbar. In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle ist ein Remote-Zugang. Dafür müssen IT-Verantwortliche Software auswählen, konfigurieren, warten und Anwender*Innen on- und offboarden.Die IT-Infrastruktur ist nicht ortsgebunden und lässt sich via Webbrowser jederzeit von jedem Standort und jedem Gerät aus flexibel nutzen bzw. konfigurieren. Bei der Personalsuche und aus Kostengründen ist Homeoffice für Start-ups ein klarer Vorteil.

Aber: Ohne schnelles, störungsfreies Internet ist Arbeiten nicht möglich – ein Punkt, der je nach Standort zum Problem wird.
AutonomieMit einer selbst aufgesetzten IT-Infrastruktur haben Start-ups maximale Kontrolle und Entscheidungsmacht über die Ressourcen.Hinsichtlich Speicherplatz, Wartung, Betrieb und potenziellen technischen Hürden machen sich Start-ups zu einem gewissen Grad von ihrem Cloud Provider abhängig.

Zwar ist Cloud-Software in der Regel konfigurierbar, aber je nach Hostingmodell kann sie eine komplexe Entwicklung womöglich nicht bewältigen. Außerdem droht der Provider-Lock-in.
DatenschutzStart-ups mit einer On-Prem-IT sind für DSGVO-konformes Speichern und Verarbeiten der Daten verantwortlich.

Dafür sind sie in der Auswahl des Serverstandorts flexibel: Idealerweise liegt dieser innerhalb der EU.
Auch mit der Cloud sind Start-ups für DSGVO-konformes Speichern und Verarbeiten der Daten verantwortlich ...

… und außerdem auf die Mitarbeit des Cloud Providers angewiesen, da sie eigene und fremde Daten aus der Hand geben. Je nach Serverstandort gelten andere Datenschutzrichtlinien als in Europa.

 

13 konkrete Tipps für eine skalierbare Infrastruktur im Start-up

  1. Planen Sie voraus und treffen Sie jede Entscheidung mit dem langfristigen Bedarf im Hinterkopf.
  2. Setzen Sie auf Tools, die gut skalierbar sind und mit dem Unternehmen wachsen.
  3. Vergleichen Sie Tools vor dem Kauf kritisch anhand ihrer Funktionen, Lizenzen, Kaufpreise und Support-Angebote.
  4. Vermeiden Sie Insellösungen und halten Sie Ihren Technologie-Stack so einfach wie möglich. Wenige, leistungsstarke Tools sind besser als ein Haufen günstiger Einzellösungen.
  5. Evaluieren und justieren Sie die vorhandene Infrastruktur in regelmäßigen Abständen.
  6. Auch wenn Sie vom Fach sind: Greifen Sie lieber auf bewährte Lösungen zurück, statt selbst welche zu entwickeln. So können sich Ihre Entwickler*Innen auf Ihr eigentliches Produkt bzw. Ihren Service konzentrieren.
  7. Informieren Sie sich, welche erweiterten Pflichten in Ihrer Branche auf Sie zukommen. Eventuell gelten spezielle Vorgaben zur Dokumentation, Security oder Compliance.
  8. Für reibungsloses File-Sharing brauchen alle Mitarbeiter*Innen (auch remote!) immer Zugriff auf die benötigten Dokumente – natürlich unter Einhaltung strenger Sicherheitsvorkehrungen.
  9. Halten Sie sich an deutsche Cloud-Anbieter (Zertifikate wie C5 oder TCDP bestätigen DSGVO-konformes Vorgehen) und arbeiten Sie eng mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen.
  10. Das Zero-Trust-Prinzip und Maßnahmen wie Multifaktorauthentifizierung, eine sinnvolle Rollenvergabe und Schulungen schützen sensible Geschäfts- und Kundendaten vor unberechtigtem Zugriff.
  11. Nutzen Sie von Anfang an ein leistungsstarkes Tool für die Lead- und Kundenverwaltung, damit Marketing und Vertrieb nahtlos zusammenarbeiten können.
  12. Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle, um die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung zu vereinfachen.
  13. Eine ordentliche Projektmanagement-Lösung mit digitaler Aufgabenverwaltung, Zeittracking und Planungsfunktionen ist das A und O, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.

Fazit: Mit der Cloud bleiben Start-ups flexibel

Zur IT-Infrastruktur zählen neben den Räumlichkeiten auch Hardware für Computing, Peripherie und Netzwerktechnik und Software für alle Geschäftsprozesse und für die Security. Während eine On-Prem-Infrastruktur eher schwerfällig ist und Start-ups in der Anfangsphase lähmen kann, ist die Cloud eine lukrative Lösung für junge Unternehmen, die sich von Anfang an flexibel aufstellen wollen. Die Voraussetzung dafür ist Klarheit über die künftigen Anforderungen und den dafür geeigneten Tool-Stack. Im Zweifel hilft eine Beratung, um zu entscheiden, welche Tools zusammenpassen und zukunftsfähig sind.

Zusätzlich brauchen Start-ups eine fundierte, flexible und wachstumsorientierte IT-/Cloud-Strategie inklusive eines Fahrplans, der auch die komplexen Anforderungen an Compliance, Security und Datenschutz erfüllen kann. Regelt das Fundament bereits Schnittstellen, Prozesse und klare Verantwortlichkeiten, ist ein Start-up auch für die Zukunft gesichert.