Lohnt sich ein Outsourcing in der IT oder reicht Beratung?

03. November 2021

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne aus: Strategische IT-Beratung zur Optimierung interner Prozesse und IT-Outsourcing, das Auslagern von IT-Funktionen an externe Dienstleister, sind gefragter denn je. Ob sich Outsourcing lohnt oder ob Beratung ausreicht, ist von Ihren individuellen Anforderungen abhängig. Welche Vorteile Ihnen Outsourcing bieten kann, welche Bereiche sich dafür anbieten und welche Phasen Sie einplanen sollten, lesen Sie hier.

Drei Männer machen eine it outsourcing beratung

© Gorodenkoff /stock.adobe.com

Warum ist Beratung oder Outsourcing sinnvoll?

In den vergangenen Jahren hat die Digitalisierung so manches Unternehmen überrollt. Viele Organisationen haben nach wie vor Schwierigkeiten, mit den komplexen neuen Technologien Schritt zu halten und den Markt zu überblicken. Die pandemiebedingte Umstellung auf Remote-Arbeit machte die Situation nicht einfacher. Auf der einen Seite stehen veraltete und unzureichende IT-Infrastrukturen, die ganzheitlich erneuert und umfassend abgesichert werden müssen. Auf der anderen Seite fehlen häufig die Ressourcen, um den technologischen Anforderungen und der Weiterentwicklung jederzeit gerecht zu werden. Die Gefahr, bei der Auswahl von neuen Dienstleistern oder Systemen falsche Entscheidungen zu treffen, ist groß.

Hier kommen die strategische IT-Beratung beziehungsweise IT-Consulting und Information Technology Outsourcing (kurz ITO) ins Spiel: Um Websites, E-Commerce-Shops, Apps und Co. ordnungsgemäß warten, schützen und weiterentwickeln zu können, greifen viele Unternehmen auf externe Unterstützung zurück. Vor allem Outsourcing, das Auslagern von IT-Funktionen an einen oder mehrere Dienstleister, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Das zeigt auch der umfassende Bericht IT Outsourcing Market: Growth, Trends, COVID-19 Impact, and Forecasts (2021–2026): Während der globale Markt für IT-Outsourcing 2020 noch auf knapp 319 Mrd. Dollar geschätzt wurde, liegt die Schätzung für das Jahr 2026 schon bei circa 425 Mrd. Dollar.

IT-Outsourcing kann Ihnen folgende Vorteile bieten:

  • verbesserter Geschäftsfokus
  • 24/7-Überwachung der IT-Funktionen
  • geringere Risiken durch bessere IT-Security
  • schnellere Behebung von Problemen
  • reduzierte Ausfallzeiten
  • höhere Wettbewerbsfähigkeit

Welche IT-Bereiche lassen sich auslagern?

Die gute Nachricht: Die Liste der auslagerbaren IT-Bereiche ist lang. Wenn es darauf ankommt, lässt sich nahezu jeder Geschäftsbereich mit IT-Anteil an einen externen Provider outsourcen.
Grundsätzlich werden im ITO drei Leistungsebenen unterschieden:

  1. Infrastrukturebene (Infrastructure Outsourcing)
  2. Anwendungsebene (Application Outsourcing)
  3. Geschäftsprozessebene (Business Process Outsourcing)

Neben Infrastrukturleistungen wie Server, Clouds oder Rechenzentren werden vor allem Services auf der Anwendungsebene ausgelagert. Dazu zählen beispielsweise das Entwickeln und Verwalten von Software oder Anwendungen, Webentwicklung und Hosting, Datenbankentwicklung und -verwaltung, technischer Support, Telekommunikation und IT-Security.

Übrigens bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie die Leistungen an einen Dienstleister (Single Vendor Outsourcing) oder mehrere Provider übergeben (Multi Vendor Outsourcing). Dabei ist die Gefahr von Vendor-Lock-in gegen den Mehraufwand der Koordinierung verschiedener Parteien abzuwägen. Beim Outsourcing an mehrere Dienstleister sollte außerdem sichergestellt sein, dass deren Aufgabenbereiche klar voneinander getrennt sind.

Outsourcing oder Beratung: Was ist die bessere Wahl?

Wird externe Unterstützung benötigt, stehen CIOs häufig vor der Frage, ob Outsourcing oder Beratung die richtige Lösung ist. Die Antwort lautet: beides. Wie oben beschrieben, ist es für IT-Verantwortliche heute nahezu unmöglich, den gesamten Markt an Lösungen zu überblicken. Unabhängiges Consulting zu Ihren spezifischen IT-Herausforderungen legt den Grundstein für die Auswahl der passenden Lösungen. IT-Berater*Innen stehen an der Schnittstelle von Theorie und Praxis. Dadurch sind sie geeignete Sparringspartner*Innen für strategische Themen und öffnen den Blick für neue Ansätze. Als Bindeglied zwischen Fachabteilungen und IT helfen sie bei der Entwicklung von Strategien, um reibungslose IT-Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

In der Praxis reicht die strategische Beratung aber häufig nicht mehr aus, etwa weil internes Know-how oder zeitliche Ressourcen fehlen. In dem Fall sollte die Beratung zusätzlich aufzeigen, welche Teilbereiche Ihrer IT sich an Externe übertragen lassen, und dort direkt anknüpfen: Professionelle IT-Consulting-Provider übernehmen für Sie die verschiedenen Aufgaben bei der Auslagerung an externe Dienstleister – von der Strategieentwicklung über die Ausschreibung bis hin zum Vertragsmanagement.

Phasen im Outsourcing

Wie jedes andere Projekt sollte das Outsourcen von IT systematisch und strukturiert ablaufen. Der Prozess besteht in der Regel aus mehreren Teilbereichen beziehungsweise Phasen, die ineinander übergehen. Wenn Sie die folgenden Phasen chronologisch abarbeiten, senken Sie das Risiko, eine Fehlentscheidung zu treffen und erhöhen die Erfolgschance Ihres Projekts. Alternativ können Sie die einzelnen Aufgabenbereiche auch an einen erfahrenen Sourcing-Berater übertragen.

Strategieentwicklung und Analyse

Bevor Sie mit dem Outsourcing starten, sollten Sie eine spezifische Strategie mit übergeordneten Zielen erarbeiten. Sie bildet die Grundlage für das weitere Vorgehen, denn erst ein vollständiger Überblick zeigt auf, welche Outsourcing-Form(en) in Frage kommen und an welchen Stellschrauben zu drehen ist. Neben dem Status quo der IT und aktuellen Hürden müssen auch künftige Herausforderungen bekannt sein. In diesem Schritt sollten Sie daher die Rahmenbedingungen analysieren, strategische Ziele definieren, Optionen bewerten und eine Roadmap für das IT-Sourcing erarbeiten. Schließlich hilft die Analyse der internen Gegebenheiten auch bei der Entscheidung, ob das Auslagern aus wirtschaftlicher Sicht überhaupt rentabel und durchführbar ist.

Stellen Sie sich folgende Fragen bei der Analyse und der Strategieentwicklung:

  • Welche Ziele sollen durch das IT-Outsourcing erreicht werden?
  • Welche Kernkompetenzen und -funktionen müssen innerhalb Ihrer Organisation bleiben?
  • Welche Fertigungstiefe ist für Ihre Anforderungen ideal?
  • Welche Rahmenbedingungen sind zu beachten?
  • Welche Sourcing-Varianten erfüllen Ihre Anforderungen am besten?
  • Wo besteht internes Optimierungspotenzial?

Ausschreibungsmanagement

Nachdem die Strategie und die Anforderungen an das Outsourcing bekannt sind, geht es an die Ausschreibung Ihres Vorhabens. Mit einem Request for Proposals (RFP) bitten Sie externe IT-Provider, sich für Ihr Sourcing-Projekt zu bewerben. Diesen Prozess können Sie in Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Outsourcing-Berater und den betroffenen Fachabteilungen gestalten. Ihr Sourcing-Partner kann Sie bei der Beurteilung der Angebote und den nachfolgenden Verhandlungen mit den sich bewerbenden Providern unterstützen.

Tipp: Achten Sie darauf, die Ausschreibungsunterlagen möglichst konkret und spezifisch zu gestalten. So stellen Sie schon im Voraus sicher, dass die eingereichten Angebote auch qualifiziert und besser miteinander vergleichbar sind.

Providerwechsel und Providermanagement

IT-Sourcing ist kein Selbstläufer: Zwischen all den Prozessschnittstellen und Übergabepunkten gilt es Termine und Qualitätsanforderungen einzuhalten, Probleme zu lösen, vertragliche Inhalte anzupassen und mehr. Steht ein Providerwechsel an oder sind verschiedene Anbieter und Systeme im Einsatz, ist die Komplexität dementsprechend noch höher.

Providermanagement beziehungsweise Providersteuerung ist ein umfassendes Aufgabengebiet, in dem Ihr Outsourcing-Partner Sie effektiv unterstützen kann. Die Vermeidung eines Vendor-Lock-ins bei Auslagerungen an einen einzigen Provider zählt ebenso dazu wie die Orchestrierung eines Multi-Provider-Netzwerks und die Performance-Analyse. Grundsätzlich gilt: Je besser die Steuerung des Providers beziehungsweise des Providerwechsels, umso besser ist in der Regel auch die Servicequalität.

Vertragsmanagement

Nach der Auswahl eines IT-Dienstleisters geht es um die Ausarbeitung eines Vertrags im Einklang mit Ihrer Strategie. Prüfen Sie vor der Vertragsunterzeichnung, ob die vertraglichen Regelungen auch wirklich Ihrer Strategie dienen oder ob hier Anpassungsbedarf besteht. Generell sollte der Vertrag eine detaillierte Leistungs- und Prozessbeschreibung Ihres Sourcing-Projektes inklusive der Laufzeit und des Vorgehens bei unerwarteten Änderungen enthalten. Neben den juristischen Details definiert der Vertrag mit Ihrem IT-Dienstleister also vor allem die künftige Zusammenarbeit.

Tipp: Erarbeiten Sie ein Service Level Agreement (SLA), das Servicelevels für die IT-Dienstleistungen festhält und die Leistungspflichten aller Vertragsparteien aufführt. Parameter wie Reaktions- und maximale Ausfall- oder Fehlerlösungszeiten sollten darin ebenso enthalten sein wie Ihre geschäftsspezifischen Service-Anforderungen.

Mediation bei Problemen

Kommunikation ist das A und O – wie in vielen Lebensbereichen gilt das auch im IT-Outsourcing. Bei mangelhafter Kommunikation gehen wichtige Informationen verloren, der Wissenstransfer leidet und es drohen Missverständnisse, Verzögerungen im Ablauf bis hin zu Betriebsausfällen. Die Art und Weise des Providermanagements kann beeinflussen, ob der vereinbarte Service auch wie gewünscht realisiert wird. Dabei hängt die reibungslose Kooperation mit externen Providern jedoch nicht nur von qualitativen Faktoren ab. Sie erfordert zusätzlich Kommunikationsgeschick, Fingerspitzengefühl und oft auch Mediation im Streitfall.

Bei verhärteten Fronten lohnt sich der Blick eines unabhängigen Sourcing-Partners von außen, um bestehende Diskrepanzen zu beseitigen und ein produktives Miteinander wiederherzustellen. Gezielte Mediation kann etwa dabei helfen, die Kommunikation zu optimieren, den Fokus wieder auf das Wesentliche zu lenken oder Schnittstellen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Was dürfen Kund*Innen von einer seriösen IT-Outsourcing-Beratung erwarten?

Welche Dienstleistungen eine IT-Outsourcing-Beratung konkret umfasst, ist nicht immer eindeutig und kann je nach Provider unterschiedlich ausfallen. Mit den Veränderungen der IT-Umgebungen und der wachsenden Bedeutung von Outsourcing wandelt sich auch der Umfang von Consulting. In jedem Fall dürfen Sie Unterstützung in den oben aufgezählten Bereichen erwarten. Darüber hinaus sollte ein seriöser Sourcing-Berater über ein nützliches Partnernetzwerk verfügen und die verschiedenen IT-Serviceanbieter sowie gängigen IT-Sourcing-Modelle inklusive ihrer Vor- und Nachteile kennen.

Mit Blick auf die zunehmend verteilten IT-Netzwerke und Cloud-Umgebungen sollte Ihr Sourcing-Berater außerdem selbst komplexe Transformationsprojekte und Cloud-Ökosysteme steuern können. Unter diesen Voraussetzungen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre Sourcing-Strategie aufgeht, Ihr Projekt erfolgreich ist und Sie die IT Ihres Unternehmens fit für die Zukunft machen können.

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Evelyn Ode

Corporate Communications

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